Beschaffung

Ob Neubeschaffungen oder Änderungen und Modifikationen, welche durch Anforderungen aus übergeordneten Konzepten wie etwa Ausbau oder Erneuerung entstehen: Enotrac unterstützt Kunden der Bahntechnik (Schienenfahrzeuge, Bahninfrastruktur, Depots und Werkstätten) in allen Bereichen bei der Bedarfsabklärung.    

Wichtig ist dabei die Berücksichtigung aller Anforderungen aus übergeordneten Verkehrs- und Betriebskonzepten. Für die Erstellung von Bedarfsanalysen werden alle beteiligten Stakeholder hinzugezogen, um ein möglichst vollständiges Bild zu erhalten. Wenn nötig, werden zudem externe, unabhängige Verkehrsplanungsspezialisten beigezogen, mit denen Enotrac eine partnerschaftliche Zusammenarbeit pflegt. 

Es werden projektphasengerechte Umsetzungsvarianten erarbeitet und bewertet und gegenüber dem Projektteam oder an Entscheidungsträger präsentiert. Bei umfangreichen Beschaffungsvorhaben beurteilt Enotrac zudem vorhandene, durch Dritte erstellte Bedarfsabklärungen im Sinne einer Zweitmeinung.

Für Beschaffungsprojekte im Rahmen von Beschaffungsprozessen im Staatsvertragsbereich (nach BöB/VöB) müssen Kostenkalkulationen erstellt werden. Beschaffungsobjekte können eine neue Triebfahrzeugflotte, der Umbau einer Fahrzeugflotte, der Umbau einer Werkstätte oder ein Infrastrukturprojekt wie etwa der Neubau eines Unterwerks, aber auch die Beschaffung einer Software sein. Im Infrastrukturbereich kann dies im Rahmen der SIA-Phasen 32/33/41 erfolgen. 

Enotrac unterstützt Kunden mit der Erstellung von Kostenkalkulationen für Beschaffungsprojekte. Damit kann unter anderem das Beschaffungsvolumen ermittelt werden, das für die Wahl des Beschaffungsverfahrens eine wichtige Kenngrösse ist. So kann zwischen freihändiger Beschaffung, Beschaffung im Einladungsverfahren, öffentlicher Ausschreibung und anderen mehr entschieden werden. Auch eine Vorkalkulation hinsichtlich der Plausibilisierung der im Rahmen des Verfahrens eingehenden Angebote kann auf Basis der Kostenkalkulation wird so auf eine solide Basis gestellt. 

Enotrac kann diese Kalkulationen auch für gewerksübergreifende Beschaffungsvorhaben erstellen. Damit nehmen die Experten eine koordinierende Drehscheibenfunktion wahr. Falls der Kunde dies wünscht, unterstützt Enotrac auch bei der Erstellung von Finanzierungsanträgen für diese Beschaffungsobjekte. 

Im Rahmen von Beschaffungsverfahren im öffentlichen Bereich (BöB/VöB) müssen Unternehmen die technischen Grundlagen für die Beschaffung von Produkten und Dienstleistungen erstellen. Enotrac verfügt über umfassende Erfahrung in allen Bereichen der Bahntechnik und leistet seinen Kunden dabei wertvolle Unterstützung bei der Erstellung dieser Grundlagen.  

Ziel ist es, die Anforderungen und Anforderungsspezifikationen zu ermitteln und danach strukturierte Lastenhefte zu erstellen. Dies geschieht oft im Rahmen von Workshops mit Vertretern des Kunden. Sichergestellt wird die Evaluation der Angebote in unterschiedlichen Projektphasen, also in der Angebotsbewertung, der späteren Bewertung der Umsetzung vor Inbetriebnahme und während der ersten Zeit im Betrieb. Das kann der Fall sein, wenn beispielsweise ein TCO-Modell (Total Cost of Ownership) eingesetzt werden soll. 

Die Leistungen von Enotrac: 

• Durchführung von Anforderungsworkshops zusammen mit Vertretern von Kunden (ggf. bereichsübergreifend mit später vom Beschaffungsobjekt betroffenen Stakeholdern) 
• Strukturieren / Gruppieren der Anforderungen in ein technisches Lastenheft sowie in funktionale, technische, nichtfunktionale Anforderungen, ggf. Anforderungen der Umsysteme 
• Beschreibung technischer Spezifikationen; erforderliche Normen- und Vorschriftenkompatibilität, etc. 
• Abgleich mit kommerziellem und vertraglichem Teil des Beschaffungsverfahrens 
• Sicherstellen der BöB-/VöB-Kompatibilität  
• Sicherstellung der Bewertbarkeit von Anbieterangeboten, entsprechende Formulierung und Spezifizierung der Anforderungen.
  

Enotrac unterstützt Kunden der Bahntechnik in ihren Beschaffungsprozessen für Neubeschaffungen oder Änderungen und Modifikationen, welche durch Anforderungen aus übergeordneten Konzepten (Betriebskonzepte, Ausbauprojekte, Erneuerungsprojekte) oder bei der Beschaffung von Applikationen entstehen. Sowohl die Führung als auch die Begleitung von Beschaffungsprozessen nach Beschaffungsrecht ist dabei möglich. 

Um eingehende Angebote objektiv bewerten zu können und die Validierbarkeit im Betrieb sicherzustellen, müssen die Anforderungen entsprechend strukturiert präzise formuliert werden. Alle relevanten Stakeholder werden in diesen Prozess miteinbezogen. Für die qualitative und quantitative Bewertung der Angebote durch die Beschaffungsstelle erstellen die Experten entsprechende Bewertungsunterlagen und -schemata. Die Bewertung der Anbieterpräsentationen mit den Bereinigungsrunden wird darauf basierend vorbereitet. Auf Wunsch des Kunden nehmen Enotrac Experten auch daran teil. In der Vergabephase wird eine Empfehlung aufgrund objektiver Bewertungen der Angebote erstellt. 

Enotrac arbeitet mit der Einkaufsorganisation und der Rechtsabteilung der Beschaffungsstelle zusammen, um den kommerziellen und den juristischen Teil des Beschaffungsverfahrens und der entsprechenden Unterlagen abzugleichen. Kunden erhalten so kompetente Unterstützung in allen Phasen des Beschaffungsprozesses, von der Planung unter Berücksichtigung von gesetzlichen Fristen über das Anforderungsmanagement bis zum Vergabeentscheid. 

Die Erstellung von Ausschreibungsunterlagen und technischen Spezifikationen ist Grundlage erfolgreicher Beschaffungsprojekte. Enotrac unterstützt Kunden mit fundierter Marktkenntnis und Know-how zu allen bahnspezifischen Anforderungen an die Produkte.

Die Evaluation von geeigneten Komponenten erfolgt zum einen auf der Basis jahrzehntelanger Erfahrung, zum anderen aber auch auf der Basis umfangreicher Kenntnis des Stands der Technik. Enotrac berücksichtigt neben Normen auch die Kundenanforderungen sowie betreiberspezifische Anforderungen.